Εφαρμογή Docutain στη δοκιμή - σάρωση και διαχείριση εγγράφων

 Δοκιμή: Docutain 

 Ιδιωτικότητα και ασφάλεια  

Πριν εγκαταστήσω την εφαρμογή, ήθελα να μάθω πώς Ντοκουτάιν χειρίζεται τα δεδομένα και τις εξουσιοδοτήσεις πρόσβασης που απαιτεί η εφαρμογή.

Το Docutain είναι μια εφαρμογή "Made in Germany" και προέρχεται από την INFOSOFT Informations- und Documentationssysteme GmbH με έδρα το Koblenz. Η εταιρεία είναι διαφανής όσον αφορά τη διαχείριση των δεδομένων.

Όλα τα δεδομένα αποθηκεύονται μόνο τοπικά στην τελική συσκευή και μπορούν επίσης να κρυπτογραφηθούν από τον χρήστη. Η κρυπτογράφηση αποτρέπει τρίτους από την ανάγνωση των εγγράφων σε απλό κείμενο. Εάν φορτώσετε τα κρυπτογραφημένα δεδομένα της εφαρμογής στο cloud, δεν χρειάζεται να ανησυχείτε ότι τρίτα μέρη με πρόσβαση στο cloud θα έχουν επίσης πρόσβαση στα έγγραφα. Το κλειδί που χρησιμοποιείται για κρυπτογράφηση δημιουργείται από έναν κωδικό πρόσβασης που εισήγαγε ο χρήστης κατά την αρχική εγκατάσταση. Αυτός ο κωδικός πρόσβασης πρέπει να θυμόμαστε καλά, γιατί έτσι ώστε το Docutain να εγγυάται τη μέγιστη ασφάλεια του χρήστη, ο κωδικός πρόσβασης δεν αποθηκεύεται ποτέ με το Docutain. Επομένως, δεν υπάρχει τρόπος επαναφοράς του κωδικού πρόσβασης εάν χαθεί.

 Οι αναφορές σφαλμάτων και τα στατιστικά στοιχεία σχετικά με τη χρήση της εφαρμογής αποθηκεύονται μέσω του Microsoft App Center. Η συλλογή τέτοιων δεδομένων ανάλυσης είναι κοινή, αλλά αυτά είναι ανώνυμα και δεν περιέχουν προσωπικά δεδομένα.

Τα δικαιώματα πρόσβασης της εφαρμογής περιλαμβάνουν την κάμερα, η οποία χρησιμοποιείται για τη σάρωση εγγράφων, τη μνήμη για την αποθήκευση των σαρωμένων εγγράφων και την πρόσβαση στο Διαδίκτυο, εάν θέλετε να μεταφέρετε δεδομένα στο cloud.

 Σκοποί και λειτουργίες 

 Εύκολη και γρήγορη σάρωση 

Το Docutain υπόσχεται να αντιμετωπίσει κάθε τύπο εγγράφου. Παραδείγματα εφαρμογής είναι:

• Ψηφιοποίηση τιμολογίων και αποδείξεων
• Διαχείριση συμβάσεων οποιουδήποτε είδους
• Σάρωση και διαχείριση συνταγών από εφημερίδες ή στιγμιότυπα οθόνης
• Περίληψη των οδηγιών λειτουργίας
• Ψηφιοποίηση της εργασίας και των φύλλων εργασίας

Έτσι, για μια δοκιμαστική εκτέλεση άρπαξα ένα φάκελο και σάρωσα διαφορετικούς τύπους εγγράφων.

Η πρώτη σάρωση ήταν εκπληκτικά γρήγορη και εύκολη. Κρατήστε την κάμερα του smartphone σας πάνω από το έγγραφο, περιμένετε την πράσινη επικάλυψη και το Docutain θα κάνει τα υπόλοιπα. Στην αυτόματη λειτουργία, η εφαρμογή ενεργοποιείται εάν η ευθυγράμμιση είναι τέλεια χωρίς καμία ενέργεια εκ μέρους του χρήστη. Στη χειροκίνητη λειτουργία, όπως υποδηλώνει το όνομα, ο χρήστης πρέπει να χειριστεί ο ίδιος το κουμπί απελευθέρωσης.

Οι ιδανικές συνθήκες φωτισμού ή το φόντο με υψηλή αντίθεση δεν αποτελούν προϋπόθεση. Στις περισσότερες περιπτώσεις, η σάρωση λειτούργησε χωρίς εμπόδια. Εάν η απόσταση από το έγγραφο είναι λανθασμένη, η εφαρμογή συμβουλεύει το χρήστη να μετακινήσει την κάμερα πιο κοντά στο έγγραφο. Ακόνισμα, κοπή και ευθυγράμμιση πραγματοποιείται στην αυτόματη μετεπεξεργασία. Φυσικά, μπορείτε επίσης να πραγματοποιήσετε τη δική σας επεξεργασία (κοπή, περιστροφή, φιλτράρισμα).

 Ολοκληρωμένη διαχείριση 

Τα σαρωμένα έγγραφα μπορούν να παρέχονται με μεταδεδομένα (όνομα, ημερομηνία, λέξεις-κλειδιά, διεύθυνση, ποσό, φορολογική συνάφεια) και κατηγοριοποιούνται σύμφωνα με τον τύπο εγγράφου (τιμολόγια, συνταγές, πιστοποιητικά κ.λπ.).

Παρόμοια με έναν κλασικό φάκελο - μόνο ψηφιακό - όλα τα έγγραφα που είναι αποθηκευμένα στο Docutain μπορούν να αναζητηθούν για τα μεταδεδομένα που παρέχονται. Με τη βοήθεια του OCR (αναγνώριση κειμένου), είναι ακόμη δυνατή η απευθείας αναζήτηση στο περιεχόμενο κειμένου των εγγράφων. Επιπλέον, τα έγγραφα μπορούν να κοινοποιηθούν από την εφαρμογή ως PDF με δυνατότητα αναζήτησης ή ως εικόνα (JPG).

 PDF και σύννεφο 

Κατ 'αρχήν, το Docutain αποθηκεύει όλα τα έγγραφα σε μορφή αρχείου που μπορούν να ανοιχτούν μόνο με το Docutain. Η εξαγωγή σε μορφή PDF μπορεί να ενεργοποιηθεί μέσω των ρυθμίσεων, αλλά δεν είναι διαθέσιμη στους χρήστες της έκδοσης Pro.

Ένα πρακτικό χαρακτηριστικό που επιτρέπει στο Docutain να χρησιμοποιείται σε όλες τις συσκευές από οπουδήποτε είναι η σύνδεση cloud. Υποστηρίζονται οι ακόλουθοι πάροχοι cloud: Dropbox, Google Drive, OneDrive, OneDrive Business, STRATO HiDrive, MagentaCloud, Web.de, GMX Cloud, Box, WebDAV, Nextcloud και ownCloud.

 iOS, Android και Windows 

Το Docutain μπορεί να εγκατασταθεί σχεδόν σε οποιαδήποτε συσκευή. Οι χρήστες Apple iOS και Android μπορούν να κατεβάσουν την εφαρμογή εντελώς δωρεάν από το αντίστοιχο κατάστημα εφαρμογών. Ευτυχώς, το INFOSOFT δεν χρησιμοποιεί διαφημίσεις. Μια αναβάθμιση στο Docutain Pro είναι δυνατή ως αγορά εντός εφαρμογής και κοστίζει 4,99 € μία φορά. Το Docutain Pro προσφέρει, μεταξύ άλλων, μια μαζική σάρωση, μια λειτουργία υπενθύμισης και την επιλογή εισαγωγής αρχείων PDF. Ακολουθεί μια επισκόπηση των λειτουργιών Pro:

Εκτός από την εφαρμογή, το Docutain είναι επίσης διαθέσιμο ως εφαρμογή των Windows. Σε αντίθεση με την έκδοση της εφαρμογής, η έκδοση για επιτραπέζιους υπολογιστές μπορεί να χρησιμοποιηθεί δωρεάν ως μέρος μιας δοκιμαστικής φάσης 14 ημερών. Μετά τη δοκιμαστική φάση, μπορείτε να αγοράσετε το Docutain Desktop έναντι 24,99 € ετησίως / 2,99 € ανά μήνα (επιχείρηση: 199,00 € / 19,99 €). Με την αγορά της άδειας χρήσης των Windows, το Docutain Pro ενεργοποιείται αυτόματα στις φορητές συσκευές.

 Προστασία του κλίματος 

Όσοι χρησιμοποιούν το Docutain συμβάλλουν επίσης στην προστασία του κλίματος. Ως συνεργάτης του έργου αναδάσωσης Tree-Nation, η Docutain βοηθά στην αναφύτευση του πλανήτη μας. Τα σαρωμένα έγγραφα σημαίνουν δέντρα που ωφελούν το έργο Tree-Nation.

Τη στιγμή αυτής της γραφής, η Docutain είχε ήδη συνεισφέρει 14857 δέντρα στο έργο! Μπορείτε να δείτε πόσα δέντρα έχετε συνεισφέρει μέσω του στοιχείου μενού "Προστασία του κλίματος" στην εφαρμογή.

Μπορείτε να βρείτε περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την προστασία του κλίματος Docutain στη διεύθυνση: docutain.de/climate προστασία